| 識別真假詢盤的幾個高招！ |
作為外貿(mào)業(yè)務員，每天都會收到很多電子郵件（哦，你每天只有一封，那努力吧），那么你是如何管理和答復這些郵件的呢？我的一些個人看法，供參考:
如何識別真假詢盤：
你可能每天都會收到很多新的訊盤，特別是如果你做了網(wǎng)絡推廣的話，但是其中有很多是無用或者虛假的訊盤，如果是一個真的客戶，你沒有認真答復可能會失去，如果是國內(nèi)同行，如果你發(fā)了詳細的資料或者報價，將會泄漏自己的信息，特別是技術設計比較高的行業(yè)，泄漏信息是十分不好的。所以識別真假客戶是必要的。如何識別他們？
首先，查一下發(fā)件人的IP，方法：右鍵單擊收到的郵件，選擇屬性－詳細信息，在里面你會看到幾個IP地址，然后查詢IP所屬的區(qū)域，可以到ip.lk52.com這類的網(wǎng)站查，輸入IP地址就可以知道來自哪個地區(qū)；
其次，如果你的網(wǎng)站有計數(shù)器，同時可以參考一下計數(shù)器里面的IP記錄，看看是不是有這個IP瀏覽過你的網(wǎng)站；一般來說用國外代理服務器上國內(nèi)工廠的網(wǎng)站比較困難，所以一般國內(nèi)的是用真實IP上你的網(wǎng)站，發(fā)送郵件的時候可能會用代理服務器。用計數(shù)器還有一個好處，就是可以知道瀏覽你網(wǎng)頁的是通過什么地方知道你的，是點擊B2B網(wǎng)站上面的鏈接還是直接輸入你的網(wǎng)站地址？如果是直接輸入地址，那就要想想他是怎么知道的。
第三，看看客戶發(fā)來郵件的時間，根據(jù)時差判斷客戶發(fā)送郵件的時間，比如早上八九點從德國IP發(fā)送過來的郵件基本有問題。
第四，看看客戶在郵件里面是否留了詳細的聯(lián)系資料，如果有網(wǎng)址，詳細電話傳真地址等，一般比較可信，對于資料不全的，可以問問他的聯(lián)系資料，猜測有問題的，可以發(fā)送傳真或者電話詢問一下。打電話給客戶會讓客戶覺得你比較重視他，哪怕只是說明一下收到了他的訊盤，有利無害。
第五，分析客戶訊盤的內(nèi)容，如果有具體的規(guī)格，詳細的要求，這類客戶比較有價值，如果只是籠統(tǒng)的要樣本價格單什么的，比較沒什么意義，至少短期沒什么價值。
對于使用YAHOO, HOTMAIL郵箱的訊盤，多留心。
如何撰寫一封規(guī)范的郵件：
1．使用統(tǒng)一的信紙，最好有公司的商標，主要產(chǎn)品的圖片類別等等，很方便就可以做一個，網(wǎng)絡下載的信紙不太適合商務使用。
2．格式正確，統(tǒng)一，郵件主題合理，拼寫無誤。所有發(fā)給客戶的郵件應該采用統(tǒng)一的格式：
（1）郵件主題最好有公司名字等，比如公司名字是EXPORT，行業(yè)是PLASTIC，這封郵件的內(nèi)容是給一款產(chǎn)品報價，那么主題可以寫Export Plastic/quotation of item A. 這樣有一個好處，可以方便客戶以及你自己以后查找給客戶的信息，對于來往郵件很多的客戶，開始的時候我往往要花很多時間去查找以前的報價以及其它資料，但是現(xiàn)在通過主題就很方便知道郵件大概內(nèi)容是什么，節(jié)省很多時間。
（2）郵件正文兩端對齊：對于段落很多的郵件，正文兩端對齊會顯得很整潔。
（3）第一封郵件最好寫上Mr.或者Ms.某某，職位寫SALES MANAGER等，不管你是不是經(jīng)理，寫上沒關系，你職位高客戶會覺得把他當回事，有好處。
（4）落款有公司標識以及詳細聯(lián)系資料
3．版面整潔，在OE里面將撰寫郵件的字體，字號（10－12號比較好）都設置好，不要一會大字一會小字；也不要花花綠綠的，特別是不要全篇都是大寫字母，會增加閱讀的難度，讓人反感。除非是對一些需要特別提醒客戶注意的地方，可以用大寫，加粗，特殊顏色等突出顯示。
4．拼寫無誤，在每封郵件發(fā)出之前都應該利用拼寫檢查工具檢查是否全部拼寫無誤
5．表述準確，能夠準確表達我方的觀點，不要使客戶產(chǎn)生任何的歧義，盡量避免有歧義的單詞或者短語，盡量避免使用俚語等。
6．詳細，能夠提供給客戶非常詳細的資料，回答他的問題，并將他沒有問到的問題提出來。 有時候你提出的問題會讓客戶覺得你很細心，很可靠而且非常專業(yè)。當然，詳細并不是說一股腦的將所有東西都托盤而出，應該學會在適當?shù)臅r候談適當?shù)氖虑椤?br>
7．有條理，能夠讓客戶清楚地明白郵件內(nèi)容，談完一件事再談另外一件，混在一起會讓人頭暈。很多時候，用1，2，3，4等標出來你要說的東西會非常有用，客戶很清楚就知道你要說或者問什么。
8．方式多樣，比如配合作圖說明，照片說明等，往往很多事情用語言很難說清楚，但是如果給一張圖紙，或者一幅照片，那就一目了然了。比如你說你如何玉樹臨風，說再多什么用，來張PP不就明白了？
9．及時，做到當天郵件當天答復，在收到郵件后應該馬上整理出自己不能解決的技術問題，及時提供給技術部門或者供應商，要求他們在什么時候給予詳細答復。養(yǎng)成一個好習慣，在早上收到郵件后，整理出哪些需要詢問技術人員或者供應商的，將問題給他們后，再來回復能夠回復的郵件。如果不能當天答復，給客戶一個說明，為什么答復不了，并承諾一個明確的時間。
10．適時跟蹤，一般客戶都是同時詢問很多的供應商，所以要適時提醒他你把他放在心里，并讓他知道你在等待。比如公司有了什么技術改進或者新的產(chǎn)品開發(fā)，可以發(fā)送給很多客戶，或許機會就在那里。
11．學會維護和客戶的關系，這個是最難的一點，同時也是最重要的，需要自己體會。坦誠對人，不要欺騙，基本的一點。適當?shù)墓ЬS也很有用。
如何保存郵件：
基本我們用OE的比較多，郵件多了，往往找什么找很久，另外或許一次重裝電腦，什么都沒有了。所以，學會管理郵件。
1．在OE里面，默認的郵件文件夾地址在系統(tǒng)盤，遇到重裝電腦的時候很容易丟，所以可以更改到非系統(tǒng)盤，點擊工具－選項－維護－存儲文件夾，將文件夾更改到非系統(tǒng)盤。
2. 在OE里面，按照客戶姓名或者地區(qū)等，新建文件夾，將相關的郵件存儲到相關的文件夾里面。比如建立一個以客戶姓名命名的文件夾，將他發(fā)送過來的郵件全部存在他的文件夾里面。
3．重要客戶的重要郵件，應該及時保存到安全的地方，單封郵件用另存為即可，如果多封郵件，可以全部選中，按照附件轉(zhuǎn)發(fā)，存儲新的郵件即可，你要保存的信息都在附件里面。
4．對于一些格式化或者可以適用于不同客戶的信息，可以單獨保存。比如公司的介紹。還有比如你給了一個客戶一個SOLUTION，或許以后還有其它客戶詢問相同或者相關的東西，如果你保存好了，可以馬上COPY過來，不用冥思苦想到底我當時是發(fā)給了哪個客戶了呢，要花費很多的時間去查找或者重新做。
5．定期將客戶郵件內(nèi)容整理出來，用一個EXCEL表格統(tǒng)計發(fā)給一個客戶的信息，哪天發(fā)了什么東西，報了什么價格，一目了然。重要客戶的信息可以打印保存，最安全。 |
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